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GCP-AGWA 練習問題 12|Workspace の主要サービスの管理

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問題
組織内の従業員チームが、外部組織とプロジェクトで共同作業を行っています。外部組織の従業員は、あなたの Google Workspace ドメインにあるプロジェクトのドキュメントにアクセスする必要がありますが、現在 Google アカウントを持っていません。不正アクセスを防ぎながら、安全なファイル共有を可能にする必要があります。どうすればよいですか。

選択肢と解説

  • 1
    外部組織のために作成した組織部門(OU)に対して社外共有を有効にする。
  • 2
    外部組織のドメインを、信頼できるドメインの許可リストに追加する。
  • 3
    外部ユーザーのために、あなたの Workspace ドメインのユーザー アカウントを作成して割り当てる。
  • ✓
    あなたの Workspace ドメインの組織部門(OU)に対してビジターとの共有を有効にする。

解説

【正解】D

【0からの解説】
①前提知識:ビジターとの共有(visitor sharing)は、Google アカウントを持たない外部ユーザーとドライブのファイル・フォルダを共有できる機能です。共有されたビジターは、メールで届く確認コード(PIN)で本人確認を行い、最長 7 日間有効なビジター セッションでファイルを閲覧・コメント・編集できます。管理者は、管理コンソールの[アプリ]>[Google Workspace]>[ドライブとドキュメント]>[共有設定]で、組織外との共有を許可したうえで「Google 以外のアカウントを使用するユーザーに招待状を送信することを許可する」をオンにし、OU 単位で有効化します。共有相手は招待されたメールアドレスの持ち主に限定され、Google アカウントの作成も不要です。
②要件の整理:(1) 外部組織の従業員は Google アカウントを持っていない、(2) 安全な共有、(3) 不正アクセスの防止、の 3 点です。
③正解の理由:プロジェクトに参加する自社従業員が所属する OU でビジターとの共有を有効にすれば、自社従業員は外部の相手のメールアドレスを指定してファイルを共有でき、相手は PIN による本人確認を経てアクセスします。特定のメールアドレスに限定され、リンクを知っているだけの第三者はアクセスできないため、不正アクセスを防ぎながら安全に共有できます。

【誤りの選択肢】
A:OU はあなたの組織のユーザーを整理する単位であり、自社ドメインのアカウントを持たない外部組織のために OU を作っても意味がありません。また通常の社外共有は相手が Google アカウントを持っていることが前提のため、アカウントのない外部ユーザーには共有できません。
B:信頼できるドメインの許可リストは、共有先を指定したドメインに限定する設定で、共有相手はそのドメインの Google アカウント(Workspace やCloud Identity)を持っている必要があります。外部組織は Google アカウントを持っていないため、この設定だけでは問題を解決できません。
C:外部ユーザーに自社ドメインのアカウントを作成すると、ライセンス費用が発生するうえ、外部の人が自社のディレクトリや社内限定のデータ・サービスにアクセスできるようになり、アカウントのライフサイクル管理(退出時の削除など)の負担とセキュリティ リスクも増えます。ファイル共有だけが目的であれば、ビジターとの共有に劣ります。

【参考】
ビジターとの共有機能を使用して Google アカウントを持たないユーザーとの共有を許可する | Drive & Docs
組織の外部共有を管理する | Drive & Docs
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