【正解】D
【0からの解説】
①前提知識:ビジターとの共有(visitor sharing)は、Google アカウントを持たない外部ユーザーとドライブのファイル・フォルダを共有できる機能です。共有されたビジターは、メールで届く確認コード(PIN)で本人確認を行い、最長 7 日間有効なビジター セッションでファイルを閲覧・コメント・編集できます。管理者は、管理コンソールの[アプリ]>[Google Workspace]>[ドライブとドキュメント]>[共有設定]で、組織外との共有を許可したうえで「Google 以外のアカウントを使用するユーザーに招待状を送信することを許可する」をオンにし、OU 単位で有効化します。共有相手は招待されたメールアドレスの持ち主に限定され、Google アカウントの作成も不要です。
②要件の整理:(1) 外部組織の従業員は Google アカウントを持っていない、(2) 安全な共有、(3) 不正アクセスの防止、の 3 点です。
③正解の理由:プロジェクトに参加する自社従業員が所属する OU でビジターとの共有を有効にすれば、自社従業員は外部の相手のメールアドレスを指定してファイルを共有でき、相手は PIN による本人確認を経てアクセスします。特定のメールアドレスに限定され、リンクを知っているだけの第三者はアクセスできないため、不正アクセスを防ぎながら安全に共有できます。
【誤りの選択肢】
A:OU はあなたの組織のユーザーを整理する単位であり、自社ドメインのアカウントを持たない外部組織のために OU を作っても意味がありません。また通常の社外共有は相手が Google アカウントを持っていることが前提のため、アカウントのない外部ユーザーには共有できません。
B:信頼できるドメインの許可リストは、共有先を指定したドメインに限定する設定で、共有相手はそのドメインの Google アカウント(Workspace やCloud Identity)を持っている必要があります。外部組織は Google アカウントを持っていないため、この設定だけでは問題を解決できません。
C:外部ユーザーに自社ドメインのアカウントを作成すると、ライセンス費用が発生するうえ、外部の人が自社のディレクトリや社内限定のデータ・サービスにアクセスできるようになり、アカウントのライフサイクル管理(退出時の削除など)の負担とセキュリティ リスクも増えます。ファイル共有だけが目的であれば、ビジターとの共有に劣ります。
【参考】
ビジターとの共有機能を使用して Google アカウントを持たないユーザーとの共有を許可する | Drive & Docs組織の外部共有を管理する | Drive & Docs